E-Rechnung: Keine Panik!

von Simon Wehr

Mitten im Weihnachtsstress, der letzte Kundentermin des Jahres, die Notizen stapeln sich auf dem Schreibtisch, und plötzlich ploppt eine E-Mail auf:
„Wichtige Information zur E-Rechnung: Pflicht ab 2025!“
Na, super. Jetzt auch noch das? Zwischen Geschenken, Projektabschlüssen und dem Versuch, das Jahr irgendwie gebacken zu kriegen, sollst du also auch noch deine Buchhaltung umstellen? Klingt erst einmal nach einer echten Herausforderung.

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tl;dr:

• Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten.
• Gute Buchhaltungs-Tools machen den Umstieg einfach und schnell.
• Vorteile: Zeit sparen, Fehler vermeiden, einfachere Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.
• Keine Panik – viele Lösungen sind verfügbar, der Umstieg ist machbar!

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Doch keine Sorge! Genau jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um die E-Rechnung als Aufforderung zu sehen, endlich auf eine professionelle Buchhaltungs-Software umzusteigen. Die wird nicht nur deine Arbeitsabläufe beschleunigen, sondern dir langfristig auch eine Menge Zeit und Nerven sparen.

Was ist die E-Rechnung eigentlich?

Die E-Rechnung ist weit mehr als das PDF, das du vermutlich heute per E-Mail verschickst. Im Gegensatz zur klassischen PDF-Rechnung besteht die E-Rechnung aus einer strukturierten XML-Datei. Die ist für uns Menschen kaum lesbar, aber kann von Software automatisch verarbeitet werden. Das bedeutet weniger manuelles Abtippen, weniger Fehler und vor allem kein Papierkram.

Und ja, ab 2025 wird sie Pflicht – aber keine Panik! Viele von uns, die in der Kreativbranche arbeiten, sind in Sachen Digitalisierung schon einen Schritt weiter. Und auch wenn es ein paar neue Regeln gibt, ist die E-Rechnung im Grunde ein willkommenes Update für alle, die ihre Buchhaltung auf den neuesten Stand bringen möchten.

Warum gibt es die E-Rechnung?

Das Ganze kommt nicht aus dem Nichts. Die EU hat sich etwas dabei gedacht: Weniger Papier, mehr Transparenz und vor allem weniger Raum für Fehler oder gar Missbrauch. Die E-Rechnung ist die Lösung, um alles schneller und einfacher zu machen – und das ist doch genau das, was wir als Selbstständige wollen, oder?

Ein weiterer Vorteil: Die EU strebt mit der Einführung einheitliche Standards an, damit Rechnungen europaweit problemlos ausgetauscht und überprüft werden können. Ein schöner Nebeneffekt für die Kreativwirtschaft, die oft mit internationalen Kunden arbeitet.

Welche Formate gibt es in Deutschland?

Für Deutschland gibt es zwei Formate, die du kennen solltest:

• XRechnung: Ein reines XML-Dokument, das von Software automatisch verarbeitet werden kann. Es ist für den Austausch mit der öffentlichen Verwaltung oft eine Vorgabe.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. ZUGFeRD ist damit auch für unsere Augen lesbar. Mit Pferden hat das übrigens nichts zu tun, die Abkürzung steht für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland 

Was heißt das für dich?

Ab 2025 ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass du E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kannst, wenn du im B2B- oder B2G-Bereich tätig bist. 

Für kleine Unternehmen gilt: Bis Ende 2027 bleibt die Papierrechnung bei einem Umsatz von unter 800.000 Euro immer noch erlaubt, 2028 entfällt auch diese Ausnahme. 

Also, selber schreiben musst du E-Rechnungen noch nicht sofort ab Januar 2025. Trotzdem: Wenn du immer noch mit Word oder InDesign deine Rechnungen schreibst – das ist bald Geschichte. 

Tools, die dich bei der E-Rechnung unterstützen, gibt es bereits und viele davon bieten noch wichtige weitere Funktionen wie Buchhaltung, Zeiterfassung oder Projektmanagement. Also, auch wenn du noch kein Unternehmen mit Millionenumsatz führst, lohnt sich die Umstellung.

Warum jetzt handeln?

Es gibt viele Softwarelösungen auf dem Markt, die dir den Übergang zur E-Rechnung erleichtern. Sie bieten die Möglichkeit, deine Rechnungen rechtssicher zu erstellen und zu archivieren. Die besten Lösungen helfen dir nicht nur dabei, E-Rechnungen korrekt zu verarbeiten, sondern machen auch die Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro wesentlich schneller und einfacher. – Nimm das, Pendelordner. 

Du weißt nicht, wo anfangen? Tools wie papierkram, Moco, sevdesk, FastBill, Lexware Office sind nur einige, die von BDG-Kolleg:innen eingesetzt werden. Wenn du Fragen dazu hast, werden wir dir im BDG-Netzwerk sicher schnell und gerne antworten #betterTogether!

Mit unserer Software habe ich alle unsere Kunden- und Geschäftsdaten jederzeit professionell im Blick. Das hat unser Büro einen großen Schritt nach vorne gebracht!

Kennet Völlmecke, beright

Und das Beste: Die Umstellung geht meist schneller, als du denkst. Angebote können mit wenigen Klicks in Rechnungen verwandelt und direkt per E-Mail verschickt werden. Die fehleranfällige Handarbeit, die du früher in Word oder Excel erledigen musstest, gehört dann der Vergangenheit an.
– Nie wieder doppelte Rechnungsnummern oder falsche USt-Beträge!

Fazit: Keine Panik, aber jetzt handeln!

Ja, die E-Rechnung mag auf den ersten Blick wie ein weiteres bürokratisches Monster erscheinen, das einem das Leben schwer macht. Aber in Wirklichkeit ist sie der Tritt in den … die Gelegenheit, die du brauchst, um deine Buchhaltung auf das nächste Level zu heben. Das geht ohne riesigen Aufwand und vor allem ohne das Gefühl, dass man die Kontrolle verliert.

Also, wie wär’s: Stell deine Buchhaltung auf ein professionelles System um und profitiere von den Vorteilen der Digitalisierung. Nutze ein hilfreiches Tool, das dir Zeit spart und deine Arbeitsweise deutlich effizienter macht.

Und der Weihnachtsstress?
Der wird dir beim nächsten Mal bestimmt weniger anhaben können.