Design einkaufen

Der BDG hat federführend für den Deutschen Designtag, dem Dachverband der Designorganisationen in Deutschland, Vergaberichtlinien erarbeitet, die dieser Ende 2020 herausgegeben hat. Der Leitfaden »Designaufträge erfolgreich vergeben« bietet kompetente Unterstützung für alle öffentlichen Auftraggeber auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene, um Designausschreibungen sinnvoll und effizient zu realisieren.

Der Leitfaden zeigt sehr praxisnah, welche Vergabeverfahren für welches Designprojekt am besten geeignet ist. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern bringt auch nachweislich die besseren Ergebnisse hervor. Offene Verfahren, bei denen eine unbegrenzte Anzahl von interessierten Unternehmen ein Angebot abgeben können, sprechen zum Beispiel andere Designbüros an als beschränkte Ausschreibungen an denen nur ausgewählte Bieter:innen teilnehmen können. Diese Steuerungsmöglichkeiten sollten Sie kennen und nutzen. Die Vergabeordnung lässt dabei mehr Freiheiten zu als vermutet. So können Sie mit einer Verhandlungsvergabe in Verbindung mit einer funktionalen Leistungsbeschreibung Dienstleistungen einkaufen die sich nicht standardisieren lassen, dafür aber einen hohen Innovationsgrad versprechen – wie bei der Entwicklung eines Web-Portals. Die Ausschreibung erfolgt hier nicht über ein fertiges, abgrenzbares Ergebnis, sondern über die ergebnisoffene Problemlösung.

Designprojekte, die sich einfacher beschreiben lassen, wie etwa ein einzelnes Plakat oder eine Informationskampagne, lassen sich besser über andere Vergabeverfahren abbilden, je nach Größe und Komplexität des Verfahrens mit oder ohne vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (Eignungsprüfung).

Wichtig ist bei allen Verfahren, dass bei der Vergabe viel Ressourcen gespart werden, wenn Fachleute auf beiden Seiten sitzen und wenn klar formuliert werden kann, welches Problem eigentlich gelöst werden muss.

Mit der Wahl des Vergabeverfahrens kann gezielt gesteuert werden, welche Büros als Teilnehmer gewünscht sind. Pitches werden von qualifizierten Büros und Agenturen meist gemieden. Da bei solchen Wettbewerben immer nur ein Bieter den Zuschlag erhält (The-winner-takes-it-all), setzen Büros und Agenturen den Aufwand, Entwürfe oder Konzepte für einen Pitch zu erstellen, ins Verhältnis zu den eigenen Erfolgschancen. Da die Chancen mit zunehmender Anzahl der Teilnehmenden abnehmen, steigt das unternehmerische Risiko: Ohne eine angemessene Aufwandsentschädigung erreichen Sie diese Büros eher nicht.

Oft ist ein zweistufiges Verfahren zielführender, bei dem Büros eingeladen werden, sich persönlich vorzustellen und anschließend um ein Angebot gebeten werden. Hier geht es nicht darum, möglichst viele Entwürfe einzusammeln, sondern möglichst kompetente Partner:innen zu finden.